Kalenterista on hyötyä, kun se kuvaa todellista saatavuutta. Käy tavallinen työpäivä läpi alusta loppuun ennen varausten avaamista. Huomioi myös valmistelu ennen ensimmäistä asiakasta ja tila viimeisen hoidon jälkeen.
Laske koko tarvittava aika
Aseta oikeat työajat ja aikavyöhyke. Määritä jokaiselle palvelulle realistinen kesto sekä tarvittava valmistelu- tai siivousvara. Liitä palvelu vain sitä tarjoaviin työntekijöihin. Älä lyhennä hoidon kestoa saadaksesi kalenteriin enemmän vapaita aikoja. Yhden käynnin venyminen voi vaikuttaa päivän kaikkiin myöhempiin varauksiin.
Varaa tilaa poikkeuksille
Merkitse tauot, lomat ja ajat, joita ei voi varata. Tarkista jo sovitut käynnit ennen työaikojen muuttamista. Työntekijöiden saatavuus ei automaattisesti hallitse yhteisiä huoneita, ryhmäkokoja tai matka-aikoja. Sovita nämä rajoitukset itse yhteen ja sulje tarvittaessa sopivat ajat erikseen. Muista myös satunnaiset muutokset.
Pidä säännöt ymmärrettävinä
Valitse, kuinka aikaisin varauksen voi tehdä ja milloin sen voi viimeistään perua. Kerro ehdoista selkeästi. Asiakas voi käyttää henkilökohtaista hallintalinkkiä sallitun ajan kuluessa. Määräajan jälkeen tehtävät muutokset, myöhästymiset ja poikkeustilanteet hoidetaan suoraan yrityksen kanssa. Tarkista käytännöt myös tiimisi kanssa.